Faldt lige over en interessant artikel omkring vores brug af emails og andre medier, som gav mig lyst til at formidle noget af den viden, og måske endda starte en lille debat her.

Flere og flere undersøgelser peger med overbevisende resultater på det samme…Vores vaner og brug af e-mail har en stor negativ indflydelse på virksomhedernes og samfundets produktivitet.

E-mailens konstante forstyrrelse i dagligdagen gør os mindre produktive, mindre kreative og – hvis du skriver e-mails, men du laver noget andet – ligefrem dummere.

Vi taler meget om antivirus og andre beskyttende foranstaltninger på vores computere, men…måske er e-mailen en større trusselmod virksomhedernes produktivitet og resultater?  En form for virus der breder sig med lynets hast. De skræmmende er, at vi ser den ikke. Den arbejder stille og roligt i det daglige. Formerer sig gennem dårlige vaner og manglende opmærksomhed og behandling.

En nylig undersøgelse foretaget af Basex, et IT research og konsulent firma viser, at den gennemsnitlige videnarbejder, som vi jo snart alle er, mister 2,1 times produktivitet…OM DAGEN…på grund af afbrydelser og forstyrrelser.

I en tid, hvor mange savner flere timer i døgnet, hvor mange går ned med stress, hvor tid til samvær og fordybelse mangler, hvor virksomhederne kæmper med at skabe resultater, hvor samfundet er presset,  kan man godt forestille sig, hvad det ville betyde, hvis vi kunne udnytte blot halvdelen af den tid. Det er  mere end en ekstra arbejdsdag om ugen. Det slår jo selv Helle Thorning, Villy Søvndal, Lars Løkke og Lene Espersens vildeste ønsker for samfundet og vores velfærd.

Tid er penge. Computer chip giganten Intel for eksempel, har estimeret, at email overload kan koste større virksomheder så meget som 1 mia. amerikanske dollars om året i tabt fortjeneste på grund af medarbejderes manglende effektivitet. Og det er en konstant belastning. Hver dag checker en typisk kontoransat email 50 gange og bruger instant messaging, såsom MSM, SMS mv. 77 gange (Jvf. Rescue Times). Hver eneste gang det sker, mister medarbejderen fokus, koncentration, kreativitet mv. Det tager typisk 15-20 minutter at genvinde den tabte koncentration….ja så er der jo kommet en ny mail eller sms….

Og det bliver ikke mindre. Epidemien breder sig med lynets hast. Mængden af Emails vokser med 66% om året….

Jeg har opdaget en “farlig” tendens blandt min coaching klienter og workshopdeltagere. Jo mere vi checker e-mails, jo mere og oftere mener vi, at vi skal gøre det. Det har en selvforstærkende effekt. Vi bliver nærmest afhængige af det. Vi tror, at det er nødvendigt at være opdateret hvert sekund. Have læst (og svaret) på email nærmest i det sekund de ankommer. Jeg kan se, hvordan jeg oftere og oftere får svar på emails meget hurtigt. Selv hvis det er uden for normal arbejdstid…måske endda i week-enden. Nogle gange står der så en lille linie i bunden af mailen “Sendt from my I-Phone”…Jeg kan næste føle mig som en tyv. Gad vist hvem eller hvad jeg lige stjal opmærksomheden fra. Var det den vigtige strategiplan, den vigtige 1-1 medarbejdersamtale, den vigtige fodboldkamp som sønnen spillede….

På den anden side…der findes jo stadig en sluk knap…

Et par tips til at undgå ovenstående kunne være:

• Sluk mobil og/eller Outlook når du skal koncentrere dig
• Check email 2-3 gange dagligt
• Fjern lyde, kuverter og andre forstyrrende advarsels systemer på mailboksen. Både på computeren og mobilen.
• Tag initiativ til en email kultur i din afdeling eller virksomhed
• Tænk på, om det  er lige så godt eller måske bedre at ringe end at sende mail
• Skriv kort og direkte
• Undgå at kopiere hele verden på dine emails.
• Brug sigende overskifter

God week-end. Næste uge får du måske en ekstra arbejdsdag

Ville det ikke være rart, hvis “alt” var muligt ? Hvis vi bare kunne få det vi ønskede os?

Det interessante er, at det kan vi rent faktisk. Ofte er det os selv der stiller hindringer i vejen for at opnå vores mål, eller det vi brændende ønsker os.

Jeg oplever tit, at folk ikke har gjort os klart, hvad de virkelig ønsker sig. De følger med strømmen eller andres prioriteringer.

Det er andre menneskers ønsker eller mål de hjælper til med at understøtte. Desværre på bekostning af egne behov, ønsker og mål.

Som jeg plejer at sige på mine kurser og til min coaching klienter – Det betyder, at du har udliciteret dit liv til andre.

Forestil dig, at dit liv er en bil der kører for fuld tryk ud af motorvejen..Er det dig der sidder ved rattet og bestemmer hvor bilen skal køre hen, eller er du passager i bilen og følger blot med.

Desværre er det min erfaring, at rigtig mange mennesker er passagerer i deres eget liv.

Det starter med tankevirksomhed !

For at flytte sig fra passager til førersædet er man nødt til at have en ide om, hvor bilen (livet eller jobbet) skal køres hen.

Hvorfor ikke bruge det spirende forår på at overveje:

• Hvilke værdier vil jeg lægge til grund for mine valg i livet. Når du nu flytter dig til førersædet i bilen, så skal du jo tage beslutninger om at køre til højre eller venstre. Hvad baserer du din valg på?
• Hvad vil jeg gerne opnå i livet. Du kan evt. overveje, hvad du gerne vil have dine nærmeste skal sige i talen til din 70 års fødselsdag. Hvad er det for et eftermægle du vil efterlade.
• Hvad ønsker du dig brændende her i livet.

Når du har de tanker på plads, bliver det meget nemmere at sige JA og NEJ.

Skriv det ned. Vend tilbage til det ofte. Gerne en gang om ugen. Begynd at beslut udfra dine værdier og ønsker.

Du vil blive overrasket over, hvor hurtigt tingene begynder at flytte sig i din retning.

Tillykke med din genvundne kontrol, og held og lykke.

Hvordan hænger effektivitet og krisetider samme ?
Virksomhederne har jo ikke så travlt, så der er vel plads til lidt “spildtid” hist og her ?
Er det ikke bedre at skyde med spredhagl, så er chancen for at ramme noget jo større ?
Nej, i virkeligheden er det modsatte der gør sig gældende. Det er nu, vi  [...]

Kan man købe en “plug-and-play” løsning til personlig effektivitet ?

Velkommen til time2change. En dansk blog om personlig effektivtet og prioritering.
Om ikke så lang tid, vil der dukke mange spændende betragtninger omkring din tid op her.
Kom tilbage med jævne mellemrum